Stappenplan e-mailverhuizing

Je e-mail verhuizen zonder downtime is niet ingewikkeld, maar om zeker te zijn dat je echt geen dag zonder e-mail zit is het verstandig dit stappenplan te volgen.

Stap 1: SPF-record aanpassen

Als je gebruik maakt van SPF met een fail-policy (eindigt op '-all' of '~all') dan is het verstandig om het SPF-record bij je huidige provider alvast aan te passen. Zorg dat het volgende mechanisme in het record staat, direct voor '-all' of '~all':

include:_spf.nederhost.net

Als je SPF-record bijvoorbeeld 'v=spf1 a mx ip:192.168.0.1 -all' was dan wordt het nieuwe SPF-record:

@ TXT "v=spf1 a mx ip:192.168.0.1 include:_spf.nederhost.net -all"

Dit autoriseert de mailservers van NederHost alvast om e-mail namens jouw domein te sturen.

Stap 2: SPF bij NederHost instellen

Als je eerder al SPF gebruikte dan wil je dat bij NederHost waarschijnlijk ook; stel het record in door de volgende stappen te volgen:

• Ga in Mijn NederHost naar de instellingen van je domeinnaam.
• Kies voor het wijzigen van SPF-, DMARC- en DKIM-policies voor je domeinnaam.
• De pagina leidt je door het proces om het SPF-record in te stellen.

Denk eraan dat je in principe niet je oude provider hoeft te autoriseren voor het sturen van e-mail; het SPF-record bij NederHost wordt immers pas 'zichtbaar' na je domeinverhuizing. Als je e-mail verstuurt vanaf een website dan is het waarschijnlijk wel verstandig om die (tijdelijk) te autoriseren.

Je kunt op dezelfde pagina ook DKIM-ondertekening en DMARC instellen.

Stap 3: Autoconfiguratie mailbox instellen (optioneel)

NederHost ondersteunt het automatisch instellen van mailboxen, maar dan is het wel nodig om een aantal DNS-records in te stellen bij je oude provider. Deze records zijn voor bijvoorbeeld example.nl:

autoconfig.example.nl CNAME mailconfig.nederhost.nl.
_autodiscover._tcp    SRV   0 0 443 mailconfig.nederhost.nl.

Hierna kan het enkele uren tot maximaal een dag werken voor autoconfiguratie overal functioneert. Als je weinig mailboxen hoeft te migreren, of als je alleen gebruik maakt van Apple Mail, dan kun je het instellen van autoconfiguratie ook overslaan (zie ook de volgende stap).

Stap 4: Mailboxen instellen

Vanaf het moment dat NederHost je nieuwe mailboxen heeft geactiveerd kun je deze instellen in je mailprogramma. Als je autoconfiguratie hebt ingesteld dan gaat dit bijna vanzelf. Voor Apple Mail kun je een een profielbestand downloaden. In andere gevallen kun je je e-mailprogramma handmatig instellen.

Controleer of je in kunt loggen op je mailbox. Uiteraard komt er nog geen e-mail in deze mailbox binnen, want dat gebeurt pas na de verhuizing.

Stap 5: Domein verhuizen

Als je een website meeverhuist dan is dit het moment om daar ook goed naar te kijken. Als alles naar wens is dan verhuis je je domein door de autorisatiecode door te geven aan NederHost.

Stap 6: E-mail overzetten

Je mailprogramma logt nu in op twee mailboxen: de mailbox bij je oude provider en de mailbox bij NederHost. Gedurende ongeveer een dag kan er nog legitieme e-mail bij je oude provider binnenkomen; daarna mogelijk nog enkele weken wat spam.

Als je gebruikmaakt van IMAP en er komt geen e-mail meer binnen bij je oude provider dan is dit het moment om je resterende e-mail over te zetten. Dit gaat het eenvoudigst door dit met je mailclient tussen de folders heen en weer te slepen. Controleer goed of je alles overgezet hebt.

Stap 7: Oude mailbox verwijderen

Als alles naar wens is en je je e-mail hebt overgezet (in geval van IMAP) dan kun je het account van je oude hostingprovider verwijderen. Alle e-mail komt nu via NederHost binnen.